UMA NOVA ROTINA TRABALISTA
Desde Janeiro, as maiores empresas estão tendo Que se adaptar aos desaFios Que o e-social impÕe. nada mais poderÁ ser deixado para depois, sob pena de autuação
Um trabalho de formiguinha está em curso na rede de Supermercados ABC, que tem sede em Divinópolis, no Centro-Oeste de Minas. Os setores de Recursos Humanos e Departamento de Pessoal, que foi ampliado para 30 pessoas, separam alguns dias da semana para atualizar o cadastro dos funcionários. Como são quatro mil funcionários, distribuídos em 34 unidades, entre elas lojas, centros de distribuição e administrativos, instalados em 14 cidades mineiras, essa tarefa vai demorar alguns dias para ser finalizada. A empresa tenta atualizar informações que faltam ou não foram atualizadas ao longo dos anos. Assim como a rede ABC, a maioria das grandes empresas do Brasil está refazendo os cadastros dos funcionários porque esta é uma das premissas do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (e-Social). Por meio do sistema, as empresas passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS. Para a encarregada do Departamento de Pessoal do Supermercado Guarin/Guarani, que tem sede e três lojas em Belo Horizonte, Andrea Brás Gomes Mota, na prática, todas as exigências do e-Social já são previstas na legislação há muito tempo. A diferença é que, atualmente, a empresa que descumpre as regras só é punida quando há fiscalização. Com o e-Social, essa checagem pela fiscalização será automática. “Quando o e-Social estiver implantado, de fato, será o fim do ‘jeitinho brasileiro’ e não haverá mais formas de andar fora das normas”, explica.
Justiça do trabalho O advogado trabalhista e professor do curso “Gestão Nota 10”, da AMIS, Rodrigo Dolabela, reforça o alerta de que o e-Social facilitará as autuações fiscais e trabalhistas nas empresas que não estiverem de acordo com a legislação. Para ele, a sistemática é um excelente meio de abastecer eletronicamente a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, a Caixa Econômica Federal, o INSS e o Ministério da Previdência com dados dos trabalhadores, com ou sem vínculo empregatício, a partir de mais de 40 tipos de eventos como admissões, exames médicos, alterações contratuais, pagamentos, férias e rescisões. No futuro, até mesmo a Justiça do Trabalho utilizará tais registros em seus processos. De acordo com Jaeder Souza, gerente de registro e controle da rede de Supermercados ABC, o processo de adaptação do e-Social implica em muitos desafios para as empresas. O primeiro deles será o de sanear os bancos de dados, atualizar, padronizar e unificar os cadastros dos trabalhadores, certificando-se de sua consistência com o CNIS e procedendo à regularização das inconsistências antes da data de entrada em vigor do e-Social, para evitar recusa no recebimento da informação. Além disso, será preciso organizar o trabalho de forma que não provoque atrasos no preenchimento e envio das informações, não dando margem alguma a processos fora do prazo legal.
cruzaMeNto O advogado trabalhista reforça que alguns dados, até então não solicitados automaticamente, passarão a ser exigidos. Na lista entram, por exemplo, informações sobre dependentes do funcionário ou mesmo perguntas se ele possui ou não casa própria, por exemplo. “Também será preciso eliminar as duplicidades e erros em informações, uma vez que o e-Social vai facilitar o cruzamento de dados entre os órgãos governamentais envolvidos no projeto”, diz. De acordo com Dolabela, os varejistas devem prestar muita atenção nas contradições de informações. Se houver inconsistência, o Governo já avisou que a empresa não conseguirá enviar o arquivo daquele trabalhador. Ou seja, até a entrada em vigor do e-Social, a empresa deverá providenciar a regularização dos dados de todos os empregados que tiverem incoerência.
cPF e NoVa carteira de trabalho Dolabela avisa que o CPF, que sempre foi importante, ganhou ainda mais relevância no e-Social. Ele é solicitado em praticamente todos os arquivos, inclusive na folha de pagamento. “Por meio do CPF, a Receita Federal terá absoluto controle de todos os rendimentos informados no e-Social. Inclusive, o projeto é de que daqui a alguns anos a Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física seja extinta, visto que com o e-Social as informações chegarão satisfatoriamente ao Governo”, prevê Dolabela. O advogado trabalhista ressalta ainda que os funcionários do DP devem prestar muita atenção quando forem fazer a admissão de um funcionário em seu primeiro emprego e que tenha a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) do modelo novo. “Este modelo de CTPS vem com um número que está sendo confundido com o PIS, mas na verdade é apenas o Número de Identificação do Trabalhador (NIT) e deve ser validado na Caixa Econômica Federal pelas empresas, o que não está sendo feito”, diz. O professor explica também que o formulário físico de Documento de Cadastramento no NIS (DCN), utilizado principalmente para cadastrar empregados no PIS/NIS, foi extinto pela Caixa Econômica Federal no dia 31 de outubro do ano passado. Atualmente, o cadastramento no NIS/PIS pode ser feito de duas formas. Uma delas é utili
zar o serviço online PISWEB, que exige cadastro do empregador na CEF, ou envio de arquivo em lote pelo serviço online conectividade social icP-brasil. A extinção do formulário DCN consta na Circular da CEF nº 659, de primeiro de julho de 2014, publicada no Diário Oficial da União (DOU) em três de julho de 2014.
custos Em geral, as empresa têm reclamado dos custos para adequação e da grande quantidade de exigências. O Governo se defende dizendo que o e-Social vai simplificar processos e facilitar o controle e a fiscalização de informações. Hoje, um mesmo dado é enviado a diversos órgãos. Ao unificar tudo em um sistema, a promessa é facilitar, no longo prazo, a prestação de contas. De acordo com Rodrigo Dolabela, as em presas terão que investir de alguma forma em estrutura tecnológica, com bons computadores, internet de ótima qualidade e, principalmente, um ótimo software. Afinal, o e-Social não será fornecido pelo Governo, ou seja, quem desenvolverá o programa de envio serão as empresas especializadas nessa área. “Já adianto que será um investimento pesado em um software eficiente, sendo que já se especulam valores altíssimos, superiores a três dígitos”.
diFiculdades Na empresa Guarim/Guarani, o mais difícil, no início, foi entender o que era esse novo sistema. “As informações sobre o e-Social chegaram por diversas fontes e de uma maneira totalmente incompleta. Isso gerou um certo medo no começo, mas agora já estamos familiarizados com o assunto”, afirma a encarregada de Departamento Pessoal, Andrea Brás Gomes Mota. Ela afirma que realizou diversos cursos e treinamentos na área e hoje percebe que o sistema não será um bicho de sete cabeças. “No futuro, as empresas de menor porte também devem entrar no e-Social; por isso, é necessário começar a arrumar a casa agora”, diz. Rodrigo Dolabela finaliza repassando uma importante dica quanto à capacitação. Para ele, é fundamental antecipar as ações de educação focadas no e-Social. “Mesmo
que o sistema em si ainda não esteja disponível, é preciso, sim, investir em treinamento para que os envolvidos estejam todos alinhados com tudo o que o e-Social implicará em suas rotinas”.
Justiça do trabalho O advogado trabalhista e professor do curso “Gestão Nota 10”, da AMIS, Rodrigo Dolabela, reforça o alerta de que o e-Social facilitará as autuações fiscais e trabalhistas nas empresas que não estiverem de acordo com a legislação. Para ele, a sistemática é um excelente meio de abastecer eletronicamente a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, a Caixa Econômica Federal, o INSS e o Ministério da Previdência com dados dos trabalhadores, com ou sem vínculo empregatício, a partir de mais de 40 tipos de eventos como admissões, exames médicos, alterações contratuais, pagamentos, férias e rescisões. No futuro, até mesmo a Justiça do Trabalho utilizará tais registros em seus processos. De acordo com Jaeder Souza, gerente de registro e controle da rede de Supermercados ABC, o processo de adaptação do e-Social implica em muitos desafios para as empresas. O primeiro deles será o de sanear os bancos de dados, atualizar, padronizar e unificar os cadastros dos trabalhadores, certificando-se de sua consistência com o CNIS e procedendo à regularização das inconsistências antes da data de entrada em vigor do e-Social, para evitar recusa no recebimento da informação. Além disso, será preciso organizar o trabalho de forma que não provoque atrasos no preenchimento e envio das informações, não dando margem alguma a processos fora do prazo legal.
cruzaMeNto O advogado trabalhista reforça que alguns dados, até então não solicitados automaticamente, passarão a ser exigidos. Na lista entram, por exemplo, informações sobre dependentes do funcionário ou mesmo perguntas se ele possui ou não casa própria, por exemplo. “Também será preciso eliminar as duplicidades e erros em informações, uma vez que o e-Social vai facilitar o cruzamento de dados entre os órgãos governamentais envolvidos no projeto”, diz. De acordo com Dolabela, os varejistas devem prestar muita atenção nas contradições de informações. Se houver inconsistência, o Governo já avisou que a empresa não conseguirá enviar o arquivo daquele trabalhador. Ou seja, até a entrada em vigor do e-Social, a empresa deverá providenciar a regularização dos dados de todos os empregados que tiverem incoerência.
cPF e NoVa carteira de trabalho Dolabela avisa que o CPF, que sempre foi importante, ganhou ainda mais relevância no e-Social. Ele é solicitado em praticamente todos os arquivos, inclusive na folha de pagamento. “Por meio do CPF, a Receita Federal terá absoluto controle de todos os rendimentos informados no e-Social. Inclusive, o projeto é de que daqui a alguns anos a Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física seja extinta, visto que com o e-Social as informações chegarão satisfatoriamente ao Governo”, prevê Dolabela. O advogado trabalhista ressalta ainda que os funcionários do DP devem prestar muita atenção quando forem fazer a admissão de um funcionário em seu primeiro emprego e que tenha a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) do modelo novo. “Este modelo de CTPS vem com um número que está sendo confundido com o PIS, mas na verdade é apenas o Número de Identificação do Trabalhador (NIT) e deve ser validado na Caixa Econômica Federal pelas empresas, o que não está sendo feito”, diz. O professor explica também que o formulário físico de Documento de Cadastramento no NIS (DCN), utilizado principalmente para cadastrar empregados no PIS/NIS, foi extinto pela Caixa Econômica Federal no dia 31 de outubro do ano passado. Atualmente, o cadastramento no NIS/PIS pode ser feito de duas formas. Uma delas é utili
zar o serviço online PISWEB, que exige cadastro do empregador na CEF, ou envio de arquivo em lote pelo serviço online conectividade social icP-brasil. A extinção do formulário DCN consta na Circular da CEF nº 659, de primeiro de julho de 2014, publicada no Diário Oficial da União (DOU) em três de julho de 2014.
custos Em geral, as empresa têm reclamado dos custos para adequação e da grande quantidade de exigências. O Governo se defende dizendo que o e-Social vai simplificar processos e facilitar o controle e a fiscalização de informações. Hoje, um mesmo dado é enviado a diversos órgãos. Ao unificar tudo em um sistema, a promessa é facilitar, no longo prazo, a prestação de contas. De acordo com Rodrigo Dolabela, as em presas terão que investir de alguma forma em estrutura tecnológica, com bons computadores, internet de ótima qualidade e, principalmente, um ótimo software. Afinal, o e-Social não será fornecido pelo Governo, ou seja, quem desenvolverá o programa de envio serão as empresas especializadas nessa área. “Já adianto que será um investimento pesado em um software eficiente, sendo que já se especulam valores altíssimos, superiores a três dígitos”.
diFiculdades Na empresa Guarim/Guarani, o mais difícil, no início, foi entender o que era esse novo sistema. “As informações sobre o e-Social chegaram por diversas fontes e de uma maneira totalmente incompleta. Isso gerou um certo medo no começo, mas agora já estamos familiarizados com o assunto”, afirma a encarregada de Departamento Pessoal, Andrea Brás Gomes Mota. Ela afirma que realizou diversos cursos e treinamentos na área e hoje percebe que o sistema não será um bicho de sete cabeças. “No futuro, as empresas de menor porte também devem entrar no e-Social; por isso, é necessário começar a arrumar a casa agora”, diz. Rodrigo Dolabela finaliza repassando uma importante dica quanto à capacitação. Para ele, é fundamental antecipar as ações de educação focadas no e-Social. “Mesmo
que o sistema em si ainda não esteja disponível, é preciso, sim, investir em treinamento para que os envolvidos estejam todos alinhados com tudo o que o e-Social implicará em suas rotinas”.