Muitas pessoas estão percebendo que o tempo está cada vez mais curto para a execução da agenda diária. Em função disso, lançamos mãos de uma série de recursos para otimizar as rotinas e facilitar o contato com as pessoas, seja no campo pessoal ou no profissional. Uma das ferramentas facilitadoras é o e-mail. Muito utilizado no ambiente corporativo, ele facilita o acesso aos colegas de trabalho, registra com eficácia as demandas e, em muitos casos, também pode servir como documento.

Como acontece com todo mecanismo de relacionamento desenvolvido pelo ser humano, o uso do e-mail também exige ética e equilíbrio emocional. Para isso, algumas dicas são importantes, especialmente no ambiente de trabalho. Seguir essas orientações de etiqueta reduz os riscos de ruídos e mal-entendidos na comunicação. Portanto, fique atento!

- O e-mail corporativo deve ser utilizado somente para assuntos de trabalho. O texto deve ser objetivo e estar de acordo com a norma culta da língua portuguesa, além de seguir a estrutura: introdução, desenvolvimento e conclusão. Evite palavras, frases ou expressões que possam ser mal interpretadas pelo destinatário.

- Antes de enviar, leia novamente o e-mail para impedir equívocos e embaraços com o conteúdo. Não se esqueça de fazer uma saudação e despedida ao destinatário.

- Use os recursos “Cópia Oculta”e “Responder a Todos” com critério. Esse último, quse sempre pode ser evitado.

- Em correspondências corporativas evite usar abreviaturas e emoticons.

- Não utilize o endereço de e-mail profissional para mandar piadas, correntes e conteúdos impróprios.

- Periodicamente, exclua de sua caixa os e-mails que não serão mais necessários.

- Ao anexar um documento ou imagem, esteja atento ao tamanho do arquivo. Anexos grandes podem atingir o limite de armazenamento da caixa postal do destinatário e bloquear o recebimento de novas mensagens.

- Não use fontes em tamanho superior ao corpo já padronizado no e-mail e não esreve textos com todas as palavras em maiúscula.

- Evite discutir assuntos confidenciais por e-mail.

- Não se esqueça de preencher o campo “Assunto”.

Com esses cuidados, a troca de correspondências eletrônicas no ambiente corporativo será mais saudável, objetiva, cortês e ágil.