COMO FAZER O CONTROLE, GESTÃO E ANÁLISE DO SEU NEGÓCIO

O que é fluxo de caixa?

Fluxo de caixa nada mais é do que as entradas e saídas de dinheiro da sua empresa em um determinado período de tempo. O período para análise e para fazer os controles do negócio podem ser diários, semanais, quinzenais, mensais, anuais etc. O mais comum é que o controle de fluxo de caixa seja efetuado mensalmente e que também sejam feitas análises anuais do que de fato foi realizado ano a ano, com intuito de verificar se o ano foi positivo ou negativo em termos de fluxo de caixa (sobrou ou faltou dinheiro). Desta forma, sabe-se como foi a saúde financeira da empresa no ano em relação as entradas/receitas X saídas/despesas. Havendo mais entradas do que saídas, houve um saldo positivo de dinheiro e uma geração positiva de caixa (sobrou).

Segundo o artigo sobre fluxo de caixa do SEBRAE:

“O objetivo é apurar o saldo disponível para que haja sempre capital de giro na empresa, para aplicação, investimentos ou eventuais gastos”.

Como montar o seu fluxo de caixa:

Para estruturar o seu fluxo de caixa, você deverá pensar na definição do seu Plano de Contas, organizar um processo simples e fácil para realizar os Lançamentos de receitas e despesas, controlar as contas a pagar e a receber e para ter um fluxo de caixa real (o que sua empresa tem em caixa de fato), bem como se preocupar em como irá extrair indicadores e gráficos financeiros para realizar a sua gestão de fluxo de caixa.

Assim, o primeiro passo seria definir o plano de contas (lembre-se quanto mais simples, mais fácil, se você criar muitas categorias ficará muito detalhado e chato de realizar os lançamentos no seu sistema ou planilha).

Segundo, você deverá pensar em uma forma fácil e simples de realizar os lançamentos financeiros na planilha ou sistema de gestão, nós aconselhamos que seja feito diariamente, para não deixar acumular e dar chance para não realizar os lançamentos.

Terceiro, você deverá sempre ter o controle das contas que foram pagas ou recebidas, para que possa transformá-las de conta pendente para realizada (a pagar para paga e a receber para recebida).

Feito isto por um período X, você deverá realizar as análises e controles necessários com base nos dados reais que você lançou na sua planilha de fluxo de caixa ou software de gestão. Analise com atenção os gráficos e indicadores gerados!

O que poderá fazer você desistir de realizar o controle de fluxo de caixa?

Muitos empreendedores iniciam o controle do seu fluxo de caixa e depois param, mas quais os motivos que os levam a fazer isto? São vários. Muitos deles não conseguem definir um processo administrativo e financeiro fácil e que seja suficiente para organizar os lançamentos das contas no sistema escolhido. Com isto, além de não terem dados atualizados, ainda acabam perdendo muito tempo em alguns poucos dias da semana realizando lançamentos de longos períodos, o que lhes faz ficar frustrados e estressados, largando o controle de fluxo de caixa de mão. Ainda, muitos pedem para um funcionário realizar os lançamentos, porém, não verificam se os lançamentos estão sendo feitos de fato ou até mesmo se estão sendo feitos de forma correta.

Além de todo este desperdício de tempo, o custo operacional de ter um funcionário fazendo retrabalho e lançando várias coisas novamente pode lhe causar prejuízos, por isso, defina um processo fácil e que realmente possa ser seguido diariamente para que seu funcionário ou você mesmo mantenham o seu fluxo de caixa sempre atualizado. Por experiência própria com nossos clientes, podemos afirmar que as empresas que deixam para atualizar o fluxo de caixa somente no final da semana (exceto se realmente é muito pequena e tem pouquíssimo movimento) acabam desistindo de realizar tal controle pela complexidade que ela mesma criou. Lance diariamente e você verá como é fácil manter tudo atualizado!

Não realização da GESTÃO do fluxo de caixa. Todo fluxo de caixa, quando bem alimentado, gera uma série de indicadores financeiros interessantes para os gestores. Por isso, aproveite! Se você tem um software online como o QuantoSobra, por exemplo, você terá indicadores, um DRE e também vários gráficos que irão lhe ajudar a decidir os rumos do seu negócio e realizar análises financeiras em cima do seu fluxo de caixa. Elas irão permitir que você tome decisões acertadas, cresça o seu negócio e ganhe ainda mais dinheiro, favorecendo sempre a geração de caixa positivo!

Softwares ou planilhas que dificultam alimentação, ou até mesmo o uso de papel.  Este é o maior dos entraves! Você ainda lança tudo em livro caixa ou naquele caderninho? Seja honesto consigo mesmo e também comigo… Quantas vezes você parou para olhar aquele caderninho e somar tudo para ver os resultados da sua empresa? Você sabe quanto está gastando em cada uma das possíveis categorias de despesa que você tem no seu negócio? E você sabe quanto é o seu custo fixo? Você sabe quanto precisa vender para garantir somente o pagamento do seu custo fixo?

Você tem certeza que este caderno ou esta planilha que você utiliza são mesmo fáceis de ler? Eles podem ser simples de lançar, mas eles lhe entregam os dados que você precisa para analisar o desempenho da sua empresa? O fluxo de caixa do seu negócio é positivo ou negativo? Você sabe onde estão os gargalos? Quais as suas despesas realmente valem a pena serem trabalhadas para diminuir custos? Tudo isso o seu fluxo de caixa pode lhe responder, porém, ele precisa estar bem alimentado e também precisa ter um bom sistema para fazer o cruzamento de todas estas informações (agora, pausa para o merchan, o QuantoSobra faz tudo isso, ok? Passa lá e dá uma testadinha!).

O que poderá lhe garantir o sucesso na gestão de fluxo de caixa?

A garantia de sucesso ao realizar um bom controle de fluxo de caixa, é fazer uma gestão com análise dos dados. Não adianta nada você colocar um empregado seu para lançar tudo que acontece de financeiro na sua empresa se você não for para frente do computador e analisar os dados. Um bom software de gestão online que seja fácil de usar e também fácil de ler os dados pode lhe ajudar com isto.

Todavia, não basta que este software seja fácil de ser alimentado, ele deve ser fácil de ser lido, entregar as informações que você precisa de uma forma clara e sem enrolações.

Faça uma gestão baseada nos indicadores e dados que você conseguir coletar do seu fluxo de caixa e garanta que você não irá ficar sem dinheiro ou até mesmo irá para a falência. Organize as suas compras e vendas, pagamentos e recebimentos, tudo para evitar o desgaste financeiro do seu negócio (e o seu também).

Tenha um Plano de Contas simplificado

O plano de contas é uma lista de categorias de receitas e despesas do seu negócio. Ao planejar quais serão as categorias que você irá definir para o seu fluxo de caixa, tome muito cuidado, pois se você complexar e detalhar de mais, você irá perder muito tempo para realizar os lançamentos financeiros na sua planilha ou software de fluxo de caixa. Além disso, análise do seu fluxo de caixa também será muito complexa e demorada!

Faça esta definição de categorias de forma fácil. Você também irá ajudar o seu contador simplificando a vida dele! Já pensou ter que analisar 500 categorias de receita e despesa? Não é muito mais fácil analisar 20, 30 ou 50? Claro que é, além de ser mais fácil, o maior agrupamento de categorias irá lhe facilitar a tomada de decisões, pois você verá onde estão os seus grandes centro de custos ou seus maiores meios de recebimento.

Como organizar suas categorias de Recebimentos (receitas, entradas, contas a receber):

Você poderá dividir em categorias por forma de pagamento, como Dinheiro, cheque, cartão, transferência, boletos etc, ou até mesmo pela área de atuação do seu negócio, ou se você vende serviços e produtos, poderá dividir venda em serviços, venda em produtos, ou venda mista. Assim, poderá ver o que mais lhe rende entradas de dinheiro dentro do período no seu negócio.

Pensando nas suas categorias de Pagamentos (despesas, saídas, contas a pagar):

Você poderá dividir o seu fluxo de caixa com categorias de despesas iguais as da receita, caso você faça por formas de recebimento/pagamento. Porém, acredito que seja mais inteligente dividir por categoria de custo, como por exemplo, água, aluguel, telefone, luz, matéria prima, compra de mercadorias, pagamento de salários etc.

O interessante também para você pode ser organizar seus pagamentos juntamente com seus fornecedores, definindo sempre datas para realizar o pagamento dos fornecedores, assim você consegue organizar seu fluxo de caixa mais facilmente e sabe quando precisará ter dinheiro em caixa pois terá muitas saídas. Além disso, é importante definir o que é custo variável e fixo nas suas categorias de despesa. Para saber mais sobre isto, nós já citamos no nosso artigo sobre aplanilha de custos:

Segundo o site Portal da Contabilidade, custos fixos ou variáveis podem ser diferenciados da seguinte maneira:

Despesas e Custos Fixos

Despesas ou Custos fixos são aqueles que não sofrem alteração de valor em caso de aumento ou diminuição da produção. Independem portanto, do nível de atividade, conhecidos também como custo de estrutura.

Exemplos:

• Limpeza e Conservação
• Aluguéis de Equipamentos e Instalações
• Salários da Administração
• Segurança e Vigilância
• Possíveis variações na produção não irão afetar os gastos acima, que já estão com seus valores fixados. Por isso chamamos de custos fixos.

Despesas e Custos Variáveis

Classificamos como custos ou despesas variáveis aqueles que variam proporcionalmente de acordo com o nível de produção ou atividades. Seus valores dependem diretamente do volume produzido ou volume de vendas efetivado num determinado período.

Exemplos:

• Matérias-Primas
• Comissões de Vendas
• Insumos produtivos (Água, Energia)

Análise do fluxo de caixa (recebimentos e pagamentos):

Conforme lhe explicamos no início deste artigo, o fluxo de caixa será o resultado da alimentação das suas contas pagas, a pagar, recebidas e a receber, ele poderá ser feito em uma planilha ou um software de gestão online.

Um bom fluxo de caixa conseguirá lhe dar uma visão clara do seu negócio financeiramente e se você terá problemas futuros com falta de dinheiro etc. Você poderá antecipar necessidades, possibilidades de financiamento etc. Por isso, é muito importante fazer uma boa gestão de fluxo de caixa.

O que analisar no seu fluxo de caixa:

Receitas e Despesas:

Verifique quanto você tem de receita e despesa mês a mês e se tem lucro ou prejuízo nestes períodos. É muito importante ter estes dados para impedir que você vá a falência e lhe ajudar a crescer o seu negócio. Pois quanto mais dinheiro em caixa, mais possibilidades de fazer financiamentos ou de negociar boas compras em maior quantidade por menor preço com fornecedores.

Você pode identificar também alguns padrões, se tem alguns meses que são padronizados ano a ano, por exemplo, todo dezembro você tem pico de receita pelas vendas do natal, ou perto do dia das crianças etc.

Havendo um histórico maior, você poderá comparar todos os meses ano a ano, para ver se existe alguma sazonalidade no seu negócio.  Você poderá comparar, por exemplo, se todo início de mês você tem algum padrão específico, como grandes despesas com pagamento de funcionários etc. Tendo este dado na mão, não é aconselhável que você programe mais pagamentos ainda para o início do mês, não é mesmo? Já pensou ter que pagar toda sua folha de pagamento e ainda seus fornecedores em um mesmo dia? Além de ser muito trabalho administrativo você terá um rombo no seu fluxo de caixa!

Saldo Mensal e Acumulado

Acompanhe também se o seu saldo mensal vai ser lucro ou prejuízo. Esteja sempre verificando se o seu saldo acumulado permite que você junte algum dinheiro.

É importante que você possa acumular algum dinheiro para estar sempre preparado para períodos difíceis, como variações de mercado, uma crise, ou meses que são tradicionalmente fracos de movimento em vendas e recebimentos para o mercado em que você está inserido.

Lucratividade do negócio

Fique de olho no lucro gerado pelo seu negócio. Se você procurar pela internet verá que o aconselhável, de uma forma bem genérica e nada específica para o seu tipo de negócio é que a lucratividade seja sempre maior que 10%,.

Porém, isso varia muito de empresa para empresa. Alguns negócios com margens menores ganham dinheiro e geram fluxo de caixa positivo pelas vendas de volume, vendas em larga escala.

Gráficos e Indicadores

Analisar gráficos de fluxo de caixa é algo de suma importância. Eles permitem que você enxergue tendências de crescimento ou queda no seu negócio em receitas ou despesas, além disso, é possível entender a distribuição das receitas e despesas nas categorias criadas.

Por exemplo, você poderá saber quantos % das suas despesas ou receitas estão em cada categoria. Digamos que você queira reduzir custos, não faz sentido algum trabalhar em cima de despesas que representam apenas 0,5% dos seus custos, pois mesmo que você diminua em 90% elas, o resultado no final do mês será ínfimo e não irá lhe ajudar em nada. Além disso, você terá gasto um tempo desnecessário em cima de algo nada produtivo e que não irá lhe render mais receitas.

Conclusão:

Para encerrar, o recado que quero deixar é que você SIMPLIFIQUE a gestão do seu fluxo de caixa com um sistema fácil de usar e que você tenha controle do quanto quer detalhar.

Utilize uma ferramenta para controle que realmente facilite e agilize o seu dia-a-dia, não só para realizar os lançamentos, mas que também permita realizar análises com facilidade. O caderno não lhe entrega gráficos e indicadores para análise e o livro caixa dá muito retrabalho, por isso, fuja deles!

Faça análises regularmente. Crie ritos (atividade organizada com hora marcada e que se repita, tornando-se um hábito) em sua empresa para análise do seu fluxo de caixa e aproveite muito bem os indicadores e gráficos que o seu software de gestão irá gerar para você de forma automática!